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Gestión del tiempo. 8 consejos claves para evitar los atrasos y contratiempos

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¿Sientes que te falta tiempo y no sabes cómo gestionar las prioridades? ¿Te surgen constantemente temas urgentes que atender que te trastocan toda tu planificación? A mí me ocurre a menudo, y precisamente por eso necesito llevar todas mis tareas perfectamente anotadas en mi agenda.

Sin embargo, muchas personas se resisten a planificar argumentando que al final nunca cumplen lo que se proponen. ¡Ese es el mayor error que podemos cometer!

Si el tiempo se te escapa entre las manos y necesitas aumentar tu productividad personal y/o profesional, te sugiero algunas pautas a seguir a la hora de planificarte, para que lleves las riendas de tu vida y no te sientas como un bombero apagando fuegos constantemente:

1.Reserva un hueco todas las semanas para planificar tu tiempo
Es decir, para identificar todas aquellas cuestiones que necesitan de tu atención, tanto personales como profesionales. Escríbelas en una lista y anota el tiempo que prevés que te va a demandar cada tarea, y no olvides incluir los desplazamientos. Un buen momento puede ser el domingo por la tarde o el lunes a primera hora de la mañana, pero nunca empieces una semana sin haber hecho esta reflexión.

2.Cuando una tarea es demasiado grande, trocéala
Desglosar las actividades grandes o demasiado largas en actividades más pequeñas y cortas nos ayuda a desbloquear los agobios y tensiones que nos provocan esas grandes cuestiones. Es como comerse una pata de jamón, mejor sería loncha a loncha. Una vez desmenuzadas las tareas procede como en el punto 1.

3.La gran mayoría de los imprevistos, podrían haberse previsto si pensamos en ello
Esta máxima se aplica muy bien en el caso del tráfico, es cierto que no podemos prever los atascos, pero si podemos calcular el tiempo de desplazamientos y proponernos llegar diez o quince minutos antes a los sitios para así evitar llegar tarde si surgen atascos o alguna otra complicación. Esta práctica además nos permite conducir relajados y evitar la sensación de ir corriendo a todas partes.

4. Si por cualquier motivo no has podido cumplir con lo que te has propuesto, se flexible y replanifica
Hay otro tipo de imprevistos en los que uno no piensa, como pueden ser averías, accidentes, problemas de salud, retrasos o cancelaciones de viajes en transporte público, visitas inesperadas… Al menos, si has organizado bien tu agenda, no se te olvidará volver a programar nada de lo que ya tenías anotado.

5. Sé generoso en la adjudicación de tiempos, mejor que sobre que no que falte
Lo normal es que todo lleve más tiempo del previsto, por lo que es aconsejable reservarle a cada actividad un poco de tiempo más del que piensas que vas a necesitar, sobre todo en aquellas áreas o tareas en las que tienes poca o ninguna experiencia. Por ello es también importante revisar lo planificado, y si no has cumplido los plazos, conviene analizar los motivos para aprender a planificarse mejor.

6. Cuélgate el cartel de no molestar cuando estés ocupado
Con frecuencia nos interrumpen terceros en nuestros quehaceres cotidianos con peticiones o demandas de nuestro tiempo que trastocan nuestros planes. Si te ocurre a menudo y este es el motivo por el que al final siempre vas de cabeza, necesitas aprender a decir que no y a poner límites. Esto es más fácil cuando tienes claro lo que vas a hacer en cada momento y te reservas el tiempo y el espacio correspondiente para ello. Sin embargo, si no llevas agenda, lo más seguro es que te dejes llevar por lo primero que te surja.

7. Prioriza, prioriza, prioriza
A la hora de dar prioridades es muy útil usar el filtro de “importante y urgente”. Así, cada vez que te surja un imprevisto puedes decidir si es tan urgente e importante o más que aquello que tenías programado. Si la respuesta es no, pues lo aplazas y vuelves al punto 1, y si es que sí, pues decide cuál de las dos actividades necesita ser recolocada. Cuando tomamos decisiones en vez de dejarnos llevar, sentimos que llevamos el control y esto reduce nuestro estrés, y por tanto aumenta nuestra productividad, aunque la agenda siga a estallar.

8. Delega todo aquello que pueda ser delegado
Otra de las grandes ayudas en la planificación del tiempo es delegar. Esto requiere también planificación, pues a menudo hacemos las cosas nosotros mismos cuando ya no hay más remedio que hacerlas, y lo más rápido y eficaz es sacarlas y punto. Sin embargo, con un poco de anticipación, hay muchas tareas que seguro que puedes delegar, lo que te quitaría un gran peso de encima, aunque luego tengas que supervisarlas.

Fuente: Manuel Gross